Tout ce que vous devez savoir sur les équipes distantes

Au cours de la dernière décennie, Hubstaff a développé des logiciels qui non seulement aident les entreprises à gérer des équipes et des projets à distance, mais également à optimiser leurs performances et à atteindre leurs objectifs.

Beaucoup de gens ne savent peut-être pas que nous utilisons tous les jours nos propres outils pour faire notre travail.

En d’autres termes, nous utilisons nos propres produits pour créer nos produits.

Chaque fois que nous ajoutons une fonctionnalité ou apportons une amélioration, nous le faisons avec un seul objectif en tête: créer une solution de gestion d’entreprise tout-en-un pour les équipes productives, y compris celles qui sont distantes.

Mais comment pouvons-nous réellement faire notre travail avec une équipe entièrement à distance? Permettez-moi de vous donner le point de vue des initiés sur la façon dont Hubstaff y parvient.

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Les outils à distance gratuits et abordables que nous utilisons

Avant d’entrer dans notre processus, nous voulions rassembler tous les outils que nous utilisons afin que vous sachiez ce dont vous aurez besoin.

Heureusement, la plupart des outils que nous utilisons sont abordables pour les entreprises distantes ou même gratuits.

1. Hubstaff pour le suivi du temps, le paiement des membres de l’équipe, le suivi des congés, l’examen de la productivité et des mesures d’activité, etc.
2. Tâches Hubstaff pour la gestion de projets à l’aide de la méthodologie Agile et du framework Scrum (Sprints, Stand-ups, Epics)
3. Suite Google pour les documents de travail (Sheets, Slides, Docs)
4. Slack pour la communication d’équipe, le développement de la culture et les conversations en tête-à-tête
5. Invision pour les maquettes de conception
6. Moqups pour le wireframing
7. Github pour le développement
8. Gmail pour les e-mails
9. Zendesk pour le support client
10. Zoom pour les chats vidéo avec de grands groupes et des réunions récurrentes
11. Woopra et Google Analytics pour les mesures

Nous aborderons chacun un peu plus en décrivant notre processus quotidien.

Structure d’équipe à distance

Tout commence par la façon dont vous créez votre entreprise.

Hubstaff est divisé en une structure d’équipe qui ressemble un peu à ceci:

Il y a une raison importante pour laquelle nous divisons notre équipe de cette façon. Cette structure permet de voir facilement non seulement qui dirige quelles initiatives, mais aussi à qui vous devez demander de l’aide.

Nous avons constaté que le fait d’avoir une structure d’équipe comme celle-ci permet aux individus de se concentrer sur le travail le plus important. Si tout le monde est impliqué dans tout, c’est tout simplement trop. Trop de gens essaient de comprendre les choses, trop de directions différentes à suivre et pas assez de chemin clair à suivre.

Les équipes nous gardent rapides, agiles et efficaces. Nous avons eu de la chance avec cela depuis le début.

Tout le monde, de notre équipe marketing au service client en passant par les équipes de développement, sait à qui s’adresser et à qui il rend compte, ce qui est essentiel à définir lorsque vous exploitez une entreprise à distance.

J’ai travaillé dans des entreprises où les gens n’avaient que leur titre de poste mais sans organisation ni direction – c’est déroutant et souvent un gâchis complet.

L’autre raison pour laquelle nous nous appuyons sur cette structure est pour que chacun connaisse son rôle. Nous croyons fermement que chacun peut s’approprier lorsqu’il sait comment son travail contribue aux objectifs généraux de notre entreprise.

Cela renforce notre équipe, ouvre la porte à des solutions plus créatives et conduit à de meilleurs résultats.

Configuration de votre équipe dans les tâches Hubstaff et Hubstaff

Toute notre entreprise travaille à partir de Hubstaff Tasks, notre propre outil de gestion de projet Agile. En utilisant l’organigramme, nous pouvons ajouter les bons membres de l’équipe à chaque projet.

Nous aborderons certains détails des tâches dans les sections suivantes.

En collaboration avec Hubstaff Tasks, nous gérons des équipes dans Hubstaff – qui est notre plateforme complète de gestion du temps et des équipes.

Il existe un certain nombre de paramètres que vous pouvez ajuster pour chaque utilisateur, ce qui facilite le paiement des membres de l’équipe, la gestion de leurs heures et de leurs horaires et la création de factures clients.

Voici un exemple de tout ce que vous pouvez ajuster lors de l’ajout d’un nouveau membre de l’équipe.

Nous ajustons également les paramètres de chef d’équipe pour fournir aux gestionnaires les outils dont ils ont besoin, notamment l’approbation des feuilles de temps, l’approbation des demandes de congés, la planification, la possibilité de modifier des projets, les rôles de l’équipe, etc.

Cette étape nécessite un peu de configuration lorsque vous recrutez, mais elle vous fait gagner beaucoup de temps en automatisant les processus.

Planifier nos projets trimestriels

En tant qu’entreprise, nous avons de grands objectifs globaux vers lesquels nous travaillons tous.

Pour atteindre ces objectifs, nous créons des documents de projet trimestriels, également appelés plans de projet.

Vers la fin d’un trimestre, nous planifions le prochain en cartographiant les projets que nous allons lancer.

Les chefs d’équipe commencent à élaborer les spécifications du projet pour chaque tâche. Nous le faisons dans Google Docs, car cela facilite la collaboration et les commentaires en tant qu’équipe distante.

Au cours de ce processus, nous décidons:

• Quels projets prioriser en fonction des besoins des clients
  • Nous nous demandons souvent ce qui va avoir le plus grand impact
• À qui appartient chaque projet
• Ce que nous faisons actuellement pour atteindre cet objectif
• Quelles sont les exigences et les améliorations pour chacun

Voici un exemple de document de spécifications de projet trimestriel avec un aperçu:

Une fois que nous avons un plan et toutes les spécifications du projet tracées, nous déplaçons tout dans les tâches Hubstaff. En règle générale, les chefs d’équipe le font en créant des tâches et en ajoutant des abonnés et des destinataires de première étape.

Dans les tâches Hubstaff, vous souhaiterez disposer d’un tableau de projet et de la bonne équipe afin que l’ajout de tâches et de destinataires à cette étape soit simple.

Personnalisation de notre flux de travail

Examinons de plus près la création de tâches et de projets en équipe distante.

Dans les tâches Hubstaff, chaque tableau de projet de style Kanban a son propre flux de travail unique que nous modifions pour l’adapter à nos besoins.

C’est assez simple à configurer. Chaque colonne est une étape de votre processus.

Le workflow le plus simple pour commencer est: Backlog, To Do, Doing et Done. Voici une variante de ce format proposée par notre équipe marketing.

Chaque rectangle blanc est une tâche (dans laquelle vous pouvez cliquer pour obtenir des informations détaillées), et ils commencent tous dans la colonne Icebox, puis avancent au fur et à mesure de leur travail.

Vous pouvez automatiser cette étape afin que votre tâche passe à la colonne suivante et affecte la personne suivante en un seul clic.

Si vous avez déjà un processus défini, vous voudrez créer votre tableau de projet pour le faire correspondre. Peut-être que chaque tâche passe par un examen exécutif. C’est une colonne. Ou peut-être voulez-vous commencer chaque tâche avec un élément de recherche. Il y a une autre colonne.

Personnalisez et ajustez votre flux de travail selon vos besoins. C’est ainsi que les entreprises distantes font plus.

Création de tâches

Avec notre ensemble de flux de travail et nos documents de spécifications trimestriels créés, nous décomposons les projets en tâches détaillées, que les chefs d’équipe peuvent ensuite attribuer.

Voici une tâche détaillée (ce que vous voyez lorsque vous cliquez sur l’un des rectangles de votre tableau).

Pour que les choses ne se perdent pas, nous lierons également chaque spécification de projet dans la description de la tâche.

Maintenant, il est important de mentionner que cette étape doit être effectuée avec soin.

Il est essentiel que tout ce qui concerne le projet – la chronologie, la date d’échéance, le budget, les cessionnaires, les ressources, les liens, l’inspiration, les fichiers d’art ou littéralement tout ce qui concerne la tâche – soit ajouté. Si nous devions, par exemple, envoyer une tâche de blog à l’un de nos écrivains sans leur donner aucune information, ils seraient extrêmement confus et nous nous tirerions dans le pied.

Pour être productif, vous devez également être proactif.

Voici un bon exemple de tâche détaillée.

Utilisez des sprints pour un travail ciblé

Chaque semaine, nous planifions des sprints pour chaque équipe. Les sprints sont des durées d’une à trois semaines où tout le monde est d’accord sur ce sur quoi il travaille à l’avance.

Les sprints nous gardent concentrés sur le travail le plus prioritaire. Rien dans ou hors de votre Sprint actuel à moins qu’il n’y ait une très bonne raison. Ne pas avoir assez de temps ou avoir besoin de quelque chose d’inattendu pour se faire tout de suite ne sont pas de bonnes raisons.

Nous prévoyons le prochain Sprint lors de notre réunion hebdomadaire de Sprint. Tout le monde passe en revue ce sur quoi il travaille actuellement, ce qui s’en vient et tous les obstacles qui l’empêcheront de terminer ses tâches.

Notre équipe marketing travaille en Sprints d’une semaine, donc ils se réunissent le jeudi matin ET pour passer en revue ce qui s’en vient.

Dans les tâches Hubstaff, vous pouvez faire glisser et déposer des tâches dans différents Sprints, planifier jusqu’à deux Sprints à l’avance et cliquer sur la tâche pour l’ouvrir en plein écran et la modifier directement.

Lorsqu’une tâche est terminée, elle est barrée dans votre Sprint.

Terminez la journée de travail avec des stand-ups

À la fin de chaque journée, nous demandons à notre équipe de soumettre des mises à jour à l’aide de notre fonction Stand-ups dans les tâches Hubstaff. Voici à quoi cela ressemble:

Il est facile de voir sur quoi tout le monde a travaillé ce jour-là, quel est le plan pour demain et s’il y a des obstacles ou des problèmes potentiels. Les gestionnaires sont chargés d’aider à éliminer les barrages routiers.

Cela signifie que nos managers n’ont pas à arrêter ce qu’ils font juste pour vérifier avec les membres de leur équipe. Et, cela donne à notre équipe la liberté de travailler comme ils le souhaitent, tant qu’ils font le travail.

Rétrospective trimestrielle

À la fin du trimestre, nous organisons une rétrospective sur Zoom, où nous discutons de la façon dont nous pensons que nos projets se sont déroulés et des résultats que nous avons vus jusqu’à présent.

Nous laissons généralement les chefs d’équipe gérer leurs sections, et ceux qui ont des objectifs de référence auront la parole pour informer l’équipe du déroulement de leur trimestre.

C’est en général la manière dont notre équipe gère le travail. Mais ce n’est qu’une partie du puzzle du travail à distance.

Voyons comment nous gérons nos équipes, leurs heures et notre rentabilité en tant qu’entreprise.

Suivi des heures de travail, de la productivité, etc.

Une question que nous entendons souvent des propriétaires d’entreprises éloignées est: «Comment savez-vous que votre équipe fonctionne?»

La nécessité de s’assurer que tout le monde travaille sur les bons projets et progresse est la raison pour laquelle nous avons commencé Hubstaff en premier lieu.

Notre équipe suit leur temps au bon projet et à la bonne tâche en utilisant l’application de bureau, mobile ou Web Hubstaff. Étant donné que les tâches Hubstaff et Hubstaff sont conçues l’une pour l’autre, cela permet de voir facilement combien de temps un projet prend et combien de temps chaque personne consacre à une tâche donnée.

Au-delà des heures, Hubstaff recueille également des données de productivité clés pour les gestionnaires à distance. Par exemple, vous pouvez activer les captures d’écran et le suivi des applications et des URL, et obtenir une image claire de ce sur quoi vous travaillez et quand.

Les taux d’activité vous donnent un aperçu des points hauts et bas d’efficacité en fonction de l’utilisation du clavier et de la souris. Nous les utilisons pour identifier les tendances. Par exemple, si quelqu’un se situe généralement dans la plage de 50%, une journée à 15% peut signaler un travail insuffisant ou un autre problème potentiel.

D’un autre côté, si quelqu’un atteint soudainement des niveaux d’activité élevés et que les projets ne sont pas terminés, ils peuvent être surchargés et une autre personne peut avoir besoin d’intervenir et d’aider.

Ces fonctionnalités sont personnalisables pour chaque utilisateur, ce qui signifie que vous pouvez les utiliser lors de l’intégration, pour toujours ou pas du tout.

Tous ces points de données sont pris en compte dans le fonctionnement de notre équipe à distance.

Nous pouvons également exécuter facilement des rapports (il y a plus de 17 rapports différents disponibles), ce qui conduit à de meilleures estimations et à une meilleure planification de projet à l’avenir.

Pour gagner encore plus de temps, j’aime planifier des rapports qui me seront envoyés régulièrement par e-mail. Celui-ci, par exemple, affiche les taux d’activité, les captures d’écran et les heures. Ils sont entièrement personnalisables selon ce que vous voulez voir.

Avec un suivi du temps si précis, nous pouvons voir les heures passées au niveau d’un projet, d’une tâche et d’un membre de l’équipe.

Cela rend nos factures et budgets extraordinairement faciles à créer et rend le paiement de notre équipe acharnée extrêmement simple. Un gagnant-gagnant dans mon livre.

Planification des changements

La planification est une autre tâche qui peut prendre un certain temps lorsque vous exécutez une entreprise distante.

Notre équipe de support client travaille dans le monde entier, ce qui est excellent pour être disponible pour nos clients.

Cependant, la planification de ces changements peut prendre beaucoup de temps.

Nous utilisons Hubstaff pour définir des changements ponctuels et récurrents pour notre équipe. Les fonctions de présence intégrées envoient une alerte lorsqu’un quart de travail est commencé en retard, abandonné tôt ou complètement manqué.

Nos managers peuvent ensuite s’enregistrer et voir ce qui se passe. Toutes ces informations sont également disponibles dans un rapport détaillé pour les individus et l’équipe dans son ensemble.

Payer les équipes facilement et avec précision

Nous payons notre équipe chaque semaine en utilisant les intégrations de paiement de Hubstaff: PayPal, TransferWise, Bitwage, Gusto et Payoneer. Vous pouvez le configurer comme vous le souhaitez, mais d’après ce que nous avons vu, les paiements hebdomadaires nous conviennent le mieux.

La première chose que vous voulez faire est de vous assurer que vous avez défini des taux horaires ou fixes pour chaque personne, plus une intégration de paiement sélectionnée et un ensemble de périodes de paie. Vous pouvez les modifier dans la page Membres du tableau de bord Hubstaff.

Une fois qu’une semaine de travail a été suivie et terminée, le membre de l’équipe recevra un e-mail lui indiquant qu’il doit revoir sa feuille de temps. Si tout est en ordre, ils peuvent facilement soumettre leur feuille de temps en un seul clic.

Lorsqu’un chef d’équipe reçoit une feuille de temps à examiner, il peut également consulter les captures d’écran, les taux d’activité et les URL associés. Ces fonctionnalités sont personnalisables pour chaque utilisateur afin que vous puissiez utiliser ou désactiver les fonctionnalités selon vos besoins.

À partir de là, les gestionnaires directs approuvent ou refusent facilement la feuille de temps et les paiements sont traités en un jour environ.

Once everyone receives their payroll for the week, the amount they’re paid is imported into Xero for accounting purposes. Then, once the next week starts, we rinse and repeat.

If, for some reason, someone lives in a country where wire transfers are preferred, they create an invoice in Hubstaff based on the time they tracked for that month. We simply wire them their money manually, and I mark them as paid.

Finding areas of improvement from your own business data

By having team members track time to projects and tasks, you can learn a lot about how your remote business operates.

In Hubstaff, we can dig into reports about:

• Time and activity: Hours, activity rates, screenshots, apps and URLs used, and more
• Payments: Sent payments and amounts owed
• Budgets and limits: How much has been used and what’s left for weekly hours limits, project, and client budgets
• Time off: Balances and transactions for each team member
• Invoices: Outstanding and aging invoices for clients and team members
• Schedules: Late, abandoned, or missed shifts
• Job sites: When team members entered or left a job site

As mentioned in the payment section, you can set pay rates for each team member that can help you track costs. You can also enter separate bill rates, which is what you’ll use to invoice clients and determine profitability.

Looking at all of this, we can understand costs, budgets, how much to invoice, how to better estimate projects and timelines, and more.

Basically, we can see our profitability at a glance and make adjustments to our business as needed.

Using data and best practices to stay on track

As we go through each quarter, we keep in mind a couple key practices that keep things efficient and help to manage our teams remotely.

KPIs

One of the better ways we’ve found to track progress and set goals for our team members is by tracking key performance metrics (KPIs).

We typically break them out in a Google Sheet like the one above and ask everyone on the team to submit their updated numbers weekly.

Usually, one person will have one or a few different goals that they are responsible for reporting on. This is a great way to measure progress and productivity in the team as projects move through the Sprints.

Everyone is invited to contribute to our SaaS metrics Google Sheet, which is one giant collection of data that gives a clear picture of how each team is performing.

Communication

Though we’re a fully remote team, we actually communicate more than teams I’ve experienced in a real office.

Communicating well is one of our strengths, not only from an efficiency standpoint but also in terms of company culture.

We use Slack to stay up-to-date on project progress and get in touch with one another.

We also use it to update everyone on our families, adventures we take around the world, and explaining and getting feedback on new features we’re looking to launch.

Our team shares what they’re up to outside of work hours, which helps us learn more about each other’s interests and hobbies.

Communication is also built into our project management software, Hubstaff Tasks.

Each task has comments, so it’s up to the person assigned to add their updates along the way.

Within comments, you can tag colleagues and let them know what’s needed. This also makes it easy for managers to see where each task is at. The status is in the comments, so it’s clear what’s left to do.

When you’re mentioned in a comment, you’ll get an email and in-app notification. Everyone who is a follower on the task can also see the conversation unfold, giving them a heads-up for what’s coming next.

As mentioned above, we use the Stand-ups feature to keep teams informed, as well. A quick recap of the day and what will be worked on tomorrow gives managers an easy way to stay on top of projects without having to stop what they’re doing just to ask.

Our remote meeting style

We thoroughly believe that there is such a thing as “too many meetings.” Read more about remote meeting best practices here.

That’s why we try to limit the number of meetings that we have on a daily and weekly basis.

Here’s a quick rundown on the types of meetings we conduct.

Quarterly project planning

As we are planning the upcoming quarter, we have meetings with each team at Hubstaff to establish our roadmaps.

Each team — leadership, development (client and server-side), product, Hubstaff Tasks, success, marketing, and support — will chat about the planned projects with the leadership, and we’ll talk about which we believe are the highest priority and which tasks we expect to take the most time.

The only other meeting we have with these teams, not counting our Sprints calls, is our quarterly retrospective.

Weekly Sprint meetings

Once a week, each team will have a Sprint meeting where each individual member of the group, lead by a manager, will go through their projects for the week.

Sprint planning meetings are an excellent way for us to go over timelines and for people to ask questions to the rest of the team.

Each team member will go over their overarching projects and goals for their current and next Sprint. We also ask them to cover one or two focus items for the next week.

1-on-1’s

Managers at Hubstaff will have scheduled one-on-one meetings with each member of the team. These meetings happen weekly or bi-weekly. During this time, managers will catch up with their team members to see how their tasks are going.

The key to these meetings is to see how the team is handling workloads. If they are overworked or stressed, their direct manager can reallocate tasks while making sure everything is getting done by the end of the quarter.

The numbers meetings

Another meeting that we always have is the numbers meeting.

These will happen once a month, and we’ll discuss the team’s KPIs and progress with tasks.

Leadership can’t always be a part of Sprint meetings, so this is typically the best way for them to stay up-to-date with how we’re tracking.

We’ll go over what goals we’re tracking toward and make any recommendations or adjustments that need to happen.

The leadership meeting

This one is pretty standard for most companies but is crucial for remote teams.

The leadership meeting is, obviously, with the leadership of Hubstaff, and we’ll go over the big picture items for the company.

If any ideas or thoughts come out of these meetings, we’ll relay them to the team managers to consider for future quarters.

The key to remote success

There are numerous companies like ours that are entirely remote.

Though we are not the only ones, we do believe that we get one thing very right: We plan and communicate well.

Because you lack a physical office to actually interact with your team, being able to communicate appropriately goes a long way to running a successful remote business.

Hubstaff isn’t a perfect company (no company is), but we do believe that when it comes to remote work and remote tools, we know what we’re talking about. Which is exactly why we developed Hubstaff in the first place — to make remote work easy, streamlined, and productive.